Feature of the Month: Dateiupload

By | 9. Juni 2015

Im Electronic Resource Management müssen häufig nicht nur die Inhalte von Dokumenten gespeichert, sondern auch die Dokumentdateien selbst im Original vorgehalten werden.

Dabei kann es sich um eingescannte Verträge handeln, um etwa den genauen Wortlaut der Nutzungsbestimmungen stets griffbereit an den Vertragsbasisdaten zu speichern. Eingegangene Rechnungen oder Über- und Fehlbetragsaufrechnungen sollten von den Vertragsjahresdaten aus abrufbar sein. Und auch wichtige E-Mailkorrespondenzen zu einzelnen Verträgen müssen allen mit dem ERM betrauten Mitarbeitern zugänglich sein, um in Verhandlungen immer auf dem aktuellen Stand zu sein.

Eine Datei hochladen.

Eine Datei hochladen.

Zu diesem Zweck bietet amsl nun einen Dateiupload an.

Dabei können Dateien an eine Ressource des Typs “Dokument” angehängt werden. Diese Ressource beschreibt den Inhalt der Datei – mit den Feldern “Titel” und “Beschreibung” für weitere inhaltliche Details. Nach dem Upload wird außerdem angezeigt, welcher Nutzer die Datei wann hochgeladen hat: somit ist immer klar nachvollziehbar, ob es sich um eine aktuelle Version handelt und wer im Zweifelsfall zu kontaktieren ist.

Die Datei wurde erfolgreich hochgeladen.

Die Datei wurde erfolgreich hochgeladen.

Die Dokumentressource wird dann von den Vertragsbasis- oder -jahresdaten aus verlinkt. Dazu gibt es spezielle Eigenschaften wie “Vertragsdatei”, “Rechnungsdatei”, “Über- und Fehlbetragsdatei” sowie “Schriftverkehrsdatei”. Um auch andere, weniger häufig benötigte Dateien zu verknüpfen, kann auch die übergeordnete Eigenschaft “Zugehörige Datei” ausgewählt werden.

Eine Datei kann so von verschiedenen Ressourcen aus verknüpft werden – nützlich beispielsweise für eine Datei mit gespeichertem E-Mailverkehr, der von mehreren Verträgen handelt. Anders herum ist es natürlich auch möglich, mehrere gleichartige Dateien mit einer Ressource zu verknüpfen, etwa wenn mehrere Teilrechnungen zu einem Vertrag vorliegen.

Beispiel mit zwei verknüpften Rechnungsdateien an einem Vertrag.

Beispiel mit zwei verknüpften Rechnungsdateien an einem Vertrag.

Der Download schließlich geschieht einfach über einen Klick in der Dokumentressource: die Datei kann gespeichert werden.