Handbuch

Login und Nutzerkonto

Nach Aufruf von amsl unter https://live.amsl.technology wird zunächst der amsl-Startbildschirm angezeigt, auf dem im Hauptbereich die neuesten Nachrichten aus dem amsl-Blog zu sehen sind. Am linken Rand, im sogenannten Widget-Bereich, wird unter der hier leeren Wissensbasen- die Anmeldungsbox angezeigt. In dieser sind der per E-Mail mitgeteilte Benutzername sowie das (vorläufige) Passwort einzugeben.

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Nach erfolgreicher Anmeldung erscheinen die zur Nutzung freigegebenen Wissensbasen sowie eine ausführlichere Menüleiste am oberen Bildschirmrand. Dort sollte bei der ersten Verwendung von amsl unter Benutzer > Einstellungen das Nutzerkonto angepasst werden.

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Der Benutzername kann nicht geändert werden. Die bereits hinterlegte E-Mail-Adresse sollte auf Korrektheit geprüft werden, danach ist ein neues Passwort einzugeben. Wichtig: Die Checkbox „Change Password?“ muss aktiviert sein, um das Passwort tatsächlich zu verändern.

Zuletzt   aktualisiert   am Mar 03, 2017

Aufbau des Bildschirms: wo finde ich was?

Der amsl-Bildschirm ist in vier große Bereiche aufgeteilt, die je nach Kontext unterschiedliche Inhalte anzeigen können.

Screenshot_Bildschirmaufbau_markiert

Zentral ist der immer vorhandene mittlere Hauptanzeigebereich (1). Hier finden sich die eigentlichen Informationen zur jeweiligen Fragestellung: seien es Listen- oder Detailansichten von Ressourcen, Eingabeformulare, Einstellungsfenster oder ähnliches. In vielen Ansichten besitzt der Hauptanzeigebereich verschiedene Reiter (1a), die zwischen der Normalansicht und der Änderungshistorie (Versionen) des Angezeigten sowie einem Quellcodebereich hin- und herschalten lassen.

Am oberen Bildschirmrand liegt die dunkel hervorgehobene Menüleiste (2). Diese bietet Zugriff auf das Benutzerkonto, verschiedene Extrafunktionen wie Standardberichte und Metadatenkonfiguration sowie den Hilfebereich. Außerdem findet sich auf ihrer rechten Seite der Suchschlitz für die amsl-übergreifende Volltextsuche.

Auf der linken Bildschirmseite befindet sich er Navigationsbereich (3). Dieser enthält die Anmeldungs-, Wissensbasen- und Navigationsbox. Er ist wichtig, um sich durch den Datenbestand zu navigieren. Die Wissensbasenbox dient der Auswahl der jeweiligen Wissensbasis [LINK], also dem Datenset, auf dem gearbeitet werden soll. Die aktuell ausgewählte Wissensbasis ist dabei farblich unterlegt. Die Navigationsbox führt die in der aktuellen Wissensbasis verfügbaren Klassen [LINK] auf. Ein Klick auf eine Klasse ruft die Listenansicht der zugehörigen Ressourcen auf.

Der Anzeigebereich auf der rechten Bildschirmseite nennt sich Widgetbereich (4) und ist am variabelsten. Je nach Kontext erscheinen hier kleine Werkzeug- oder Informationsboxen, sogenannte Widgets, wie aktuelle Termine, Kommentare, Filter, Eigenschaften anzeigen, Dateiupload und viele mehr.

Zuletzt   aktualisiert   am Mar 03, 2017

Wissensbasen: verschiedene Datenpools

Um verschiedenartige Daten besser voneinander trennen zu können und das Rechtemanagement u erleichtern, werden in amsl sogenannte Wissensbasen gebildet. Diese sind quasi Datenpools und enthalten thematisch zusammengehörige Daten. Die Funktionalität wird insbesondere auch dazu genutzt, gleichartige Daten verschiedener Bibliotheken zu trennen.

Um überhaupt Daten in amsl anzeigen zu können, muss der Nutzer eine Wissensbasis auswählen, mit deren Daten er arbeiten möchte. Dies geschieht im Navigationsbereich in der Wissensbasisbox. Die aktuell ausgewählte Wissensbasis bleibt farblich hinterlegt, sodass immer erkennbar ist, auf welchen Daten momentan gearbeitet wird.

Im Bereich der Vertragsverwaltung besitzt jede Bibliothek eine eigene Wissensbasis „Lokales ERM“, in der die jeweiligen Vertrags- und Titeldaten gespeichert werden. Hinzu kommt eine von allen amsl-Bibliotheken genutzte Wissensbasis „Konsortiale Organisationsverwaltung“, in der Daten zu Organisationen und Kontakten sowie zu Zugriffsplattformen vorgehalten werden. Änderungen an Daten dieser Wissensbasis sind somit für alle amsl-Nutzer sichtbar und sollten entsprechende allgemeine Gültigkeit besitzen.
Um die Nutzung zu vereinfachen, werden Daten aus übergeordneten Wissensbasen in andere importiert. So werden etwa die bibliotheksbergreifenden Daten aus „Konsortiale Organisationsverwaltung“ auch in den jeweiligen „Lokalen ERM“-Wissensbasen angezeigt. Aus diesen heraus können sie allerdings nur gesehen, nicht aber bearbeitet werden.

Erweitert
Werden in der Ansicht eines solchen importierten Datensatzes Eigenschaften hinzugefügt, werden diese in der aktuellen Wissensbasis gespeichert, nicht in der ursprünglichen. Wird also beispielsweise im Lokalen ERM die Detailansicht einer Organisation aufgerufen, wird über den Daten angezeigt, dass diese importiert sind. Fügt man nun etwa einen Ansprechpartner hinzu, wird dieser in der lokalen Wissensbasis gespeichert und ist somit für amsl-Nutzer anderer Bibliotheken nicht sichtbar. Auf diese Weise können also bibliotheksspezifische Ergänzungen an eigentlich konsortial geteilten Daten vorgenommen werden.

Zuletzt   aktualisiert   am Mar 03, 2017

Listenansicht

Um einen Überblick über die gesamten Datensätze einer Art zu erlangen, beispielsweise über alle Verträge, spezifische Tabellen zu erstellen und Daten zu filtern, gibt es die Listenansicht. Sie kann außerdem der Navigation zur Detailansicht [LINK] einer Ressource dienen.

Aufgerufen wird die Listenansicht durch Klick auf die gewünschte Klasse in der Navigationsbox im Navigationsbereich. Daraufhin wird im Hauptanzeigebereich eine Liste mit allen Ressourcen angezeigt, bei denen die ausgewählte Klasse als Typ hinterlegt ist. Die voreingestellte Ansicht ist eine Tabelle mit einer Spalte, der Bezeichnung, und 30 Zeilen. Die Navigation durch die Seiten erfolgt am unteren Rand der Tabelle, wo links die Seite gewählt, in der Mitte die Gesamtzahl der Ergebnisse angezeigt und rechts die Anzahl von Zeilen pro Seite verändert werden kann.

Die Reiterkartenauswahl am oberen Rand der Tabelle verweist auf die Versionsansicht [LINK] sowie den Quellcode [LINK] und kann für nahezu alle Arbeitsschritte bei der Standardeinstellung belassen werden. Der Button „Instanz hinzufügen“ rechts über der Tabelle ist wichtig  für das Anlegen von Daten und wird im zugehörigen Kapitel thematisiert.

Tabellenspalten
Für die Listenansicht selbst sind insbesondere die beiden Funktionen im Widgetbereich relevant. über die Box „Eigenschaften anzeigen“ lassen sich beliebig viele weitere Spalten zur Tabelle hinzufügen. Dazu muss die gewünschte Eigenschaft angeklickt werden. Alle momentan in der Tabelle vorhandenen Eigenschaften sind farblich hinterlegt. Um eine Spalte wieder zu entfernen, wird noch einmal auf die Eigenschaft im Widget geklickt, woraufhin sowohl die Spalte als auch die farbliche Hinterlegung verschwinden.

Detailvorschau
Am Anfang jeder Tabellenzeile, zwischen Zeilennummer und Ressourcenbezeichnung, befindet sich ein kleines „+“. Ein Klick auf diesen Button klappt eine Vorschau auf die Details dieser Ressource auf, zeigt also ihre weiteren vorhandenen Eigenschaften. Auch in dieser Vorschau finden sich wiederum an Ressourcen, die selbst eigene Eigenschaften besitzen, dieselben Buttons. Auf diese Weise können ganze Bäume von Detailinformationen aufgeklappt und schnell miteinander verglichen werden, ohne die Listenansicht verlassen zu müssen.

Einfacher Filter
Die untere Funktion ist der Filter. Wird ein Begriff in das Feld eingegeben und mit Enter bestätigt, werden nur noch solche Ressourcen in der Tabelle angezeigt, die den Begriff in einer ihrer Eigenschaften enthalten – das muss nicht eine der eingeblendeten Spalten sein! Werden in der Tabelle Beispielsweise nur Bezeichnung und Vertragsbeginn angezeigt, würde eine Ressource mit Treffer im alternativen Titel trotzdem angezeigt werden. Dies ist zwar zu Beginn leicht gewöhnungsbedürftig, bietet aber in der täglichen Arbeit den Vorteil, nicht zunächst alle möglicherweise filterrelevanten Spalten hinzufügen zu müssen. Soll ganz gezielt nur nach den Werten einer bestimmten Spalte resp. Eigenschaft gefiltert werden, kann der erweiterte Filter [LINK] genutzt werden.

CSV-Export
Am unteren Tabellenrand befindet sich der CSV-Export, der die aktuell angezeigte Tabelle mit allen Tabellenseiten als CSV-Datei für die Weiterverarbeitung in beispielsweise Excel ermöglicht. Ein Klick auf „Liste exportieren als CSV“ wird die aktuelle Ansicht wie angezeigt exportiert, eventuelle in Spalten enthaltene Ressourcen, also klickbare Datensätze, die wiederum selbst Eigenschaften besitzen, werden mit ihrem Bezeichner exportiert. Um etwa für automatisierte Weiterverarbeitung die Identifier (URIs) dieser Ressourcen ausgeben zu lassen, muss die Möglichkeit der „Erweiterten Optionen“ und darunter „CSV mit URIs herunterladen“ gewählt werden.

Wichtig zu beachten ist, dass bei beiden Exportvarianten die erste Tabellenspalte immer als Identifier (URI) exportiert wird, um den Datensatz aus den Angaben in der CSV heraus im System gezielt und eindeutig ansteuern zu können. Es ist also in den meisten Fällen nötig, vor einem Export die Spalte „Bezeichnung“ zusätzlich explizit hinzuzufügen, auch wenn dies in der amsl-Ansicht zunächst den Eindruck doppelter Informationen erweckt.

Zuletzt   aktualisiert   am Mar 03, 2017

Detailansicht

Um alle Informationen zu einem bestimmten Datensatz zu sehen, sollte die Detailansicht ausgewählt werden. Dies geschieht entweder durch Klick auf eine farbig gedruckte Ressource in der Listen- oder einer anderen Ansicht oder durch direkte Eingabe des Identifiers (URI). Letzteres ist über die Startseite der Wissensbasis unter „Springe zu folgender Ressource“ ebenso möglich wie aus der Detailansicht einer anderen Ressource heraus durch Austausch der angezeigten, aktuellen URI durch die gewünschte und Klick auf „Ressource anzeigen“.

Um eine Ressource zuverlässig im System zu identifizieren und anzusteuern, wird die eben erwähnte URI benötigt. Sie wird in der Detailansicht ganz oben im Hauptanzeigebereich dargestellt. Etwa bei der Kommunikation mit Kollegen oder dem Verweis auf amsl-Ressourcen aus anderen Systemen heraus, sollte immer diese URI zur Identifizierung genutzt werden. Nur sie ist im System wirklich eindeutig und stabil.

Die Detailansicht bietet wie auch die Listenansicht Reiterkarten für die Anzeige von Versionshistorie [LINK] und Quellcode. Auch hier ist ein Umschalten meist nicht nötig. Am rechten oberen Hauptanzeigebereich befinden sich Funktionen zum Bearbeite der Ressource [LINK], die später thematisiert werden.

Alle relevanten an der Ressource vorhandenen Eigenschaften werden in der Detailansicht untereinander dargestellt, auch hier ist wieder eine Detailvorschau [LINK] bei Ressourcen möglich. Ein Klick auf eine farbig markierte Ressource selbst führt zu deren Detailansicht. So kann schnell durch den Datenbestand navigiert werden.

Sehr wichtig ist auch die untere Widgetbox, „verweisende Instanzen“, die Ressourcen aufzählt, die ihrerseits auf den aktuellen Datensatz verweisen. Wird beispielsweise an einem Vertrag eine Datei über die Eigenschaft „Vertragsdatei“ verknüpft, erscheint dieser Vertrag in der Detailansicht der Vertragsdatei in der Box „Verweisende Instanzen“. Die dort angegebenen Ressourcen werden nach der Eigenschaft sortiert, über die sie den aktuellen Datensatz verknüpfen. Es werden dabei immer nur maximal 5 Ressourcen pro Eigenschaft angezeigt. Sind mehr vorhanden, wird dies über drei Punkte angedeutet. Die volle Liste ist über den beim Schweben über dem Feld erscheinenden Listen-Button anzuzeigen.

Zuletzt   aktualisiert   am Mar 03, 2017

Suchen

Um die Navigation zwischen verschiedenen Ressourcen [LINK] zu vereinfachen stellt amsl eine Volltextsuche bereit. Diese ist über den Suchschlitz links in der Menüleiste verfügbar. Bei Eingabe eines Suchbegriffs wird eine Autovervollständigung ausgeführt, welche Suchresultate anzeigt, ohne dass die Suche mit Enter bestätigt werden muss.

Suchergebnisse können entweder direkt per Klick aus der während des Tippens erzeugten Vorschlagsliste der ersten Treffer ausgewählt oder es kann über Enter die erweiterte Suche ausgelöst werden.

Vorschlagsliste
Bei der Eingabe in den Suchschlitz erscheint sofort eine Vorschlagsliste der ersten Treffer. Zur besseren Einordnung des Ergebnisses wird sowohl die Wissensbasis angezeigt, die das Ergebnis enthält, als auch die Klasse, zu der es gehört.

Jedes eingegebene Suchwort wird grundsätzlich mit einem Platzhalter vervollständigt. Das bedeutet, dass bereits nach der Eingabe der ersten Buchstaben eines Wortes mögliche Ergebnisse vorgeschlagen werden. Die Kombination mehrerer, durch Leerzeichen getrennter Suchwörter führt über eine UND-Verknüpfung zu einer Einschränkung der Treffermenge.

Über einen Klick auf das Ergebnis wird man direkt zur Detailansicht der Ressource geleitet.

Erweiterte Suche
Für mehr Ergebnisse und weitere Filtermöglichkeiten auf der Treffermenge kann die erweiterte Suche verwendet werden. Diese wird über die Eingabetaste ausgelöst und führt zu einer Listenansicht der Ergebnisse.

Alle Suchfunktionen der Vorschlagsliste stehen hier ebenfalls zur Verfügung, darüber hinaus aber auch weitere Funktionen. Dazu gehören die Anzeige aller Treffer und die unscharfe Suche, um Tippfehler auszugleichen. Weiterhin kann die Liste nach Bezeichnung, Klasse und Wissensbasis sortiert und in der Treffermenge selbst erneut gesucht werden, um diese weiter einzuschränken.

Zuletzt   aktualisiert   am Mar 03, 2017

Eingabe von Daten

Zuletzt   aktualisiert   am Mar 03, 2017

Anlegen neuer Ressourcen

Neue Datensätze werden aus der Listenansicht ihrer Klasse heraus angelegt. Der Button „Instanz hinzufügen“ oben rechts in jeder Listenansicht öffnet ein amsl-Eingabeformular. Dieses enthält bereits die üblicherweise an dieser Klasse verwendeten Eigenschaften mit jeweiligem Eingabefeld. Hier nicht vorhandene, da recht selten verwendete Eigenschaften können über den Button „Eigenschaft hinzufügen“ am unteren Formularrand ergänzt werden.

Je nach erwartetem Eingabewert sind die Formularfelder entweder Freitext-, Autovervollständigungs- oder Kalenderfelder oder auch Dropdownmenüs. Wenn eine Eigenschaft nicht vergeben werden soll, muss das Formularfeld über den rechts daneben angezeigten Minus-Button entfernt werden. Der darunter stehende Plus-Button verdoppelt das Eingabefeld. Dies ist beispielsweise für mehrere Alternative Titel oder auch Ansprechpartner notwendig.

amsl besitzt grundsätzlich keine Pflichtfelder. Dennoch ist es wichtig, bei Anlage eines Datensatzes immer eine Bezeichnung anzugeben. Weitere inhaltlich notwendige Felder sowie Details zur Anlage von Daten einer jeden Klasse werden ausführlich im Kapitel „Elemente“ beschrieben.

Nach Eingabe der Daten wird das Formular mit „Instanz anlegen“ abgesendet, woraufhin nach Speicherung der Daten auf Detailansicht der neu angelegten Ressource weitergeleitet wird.

Zuletzt   aktualisiert   am Mar 03, 2017

Klonen vorhandener Ressourcen

Soll ein neuer Datensatz einem bereits existierenden sehr ähnlich sein, beispielsweise bei einer Vertragsverlängerung, kann aus dem schon vorhandenen Datensatz über die Klonen-Funktion ein Formular vorausgefüllt werden. Dazu wird in der Detailansicht der betreffenden Ressource der Button „Klonen“ ausgewählt, woraufhin sich das bekannte Formular zur Neuanlage einer Ressource öffnet. Im Gegensatz zum Aufruf aus der Listenansicht heraus, ist es hier aber bereits mit allen Daten des gewählten Datensatzes vorausgefüllt, die nur noch angepasst werden müssen.

Zuletzt   aktualisiert   am Mar 03, 2017

Bearbeiten und Löschen von Daten

Bereits vorhandene Datensätze können aus ihrer Detailansicht heraus bearbeitet und gelöscht werden. Im oberen Bereich des Hauptanzeigebereichs sind dazu die Buttons „Eigenschaften hinzufügen“, „Eigenschaften bearbeiten“ und „Löschen“ vorhanden. Über letzteren wird der gesamte aktuelle Datensatz gelöscht.

Das Löschen einer Ressource betrifft nur diese selbst. Mit ihr verbundene Dateien [LINK] oder auch andere Ressourcen werden nicht mit gelöscht. Löscht man also beispielsweise einen Vertrag, was im Sinne einer Historie eigentlich nur im Fall von Fehleingaben vorgenommen werden sollte, wird beispielsweise das verknüpfte Kostenelement nicht mit gelöscht. Löscht man ein Dokument mit Dateianhang [Link] bleibt die Datei trotzdem im System vorhanden. Wenn das, etwa bei versehentlich hochgeladenen sensiblen Daten, nicht gewünscht ist, muss sie zuvor explizit selbst gelöscht werden.

Bisher nicht oder nicht in genügender Anzahl vorhandene Eigenschaften können am einfachsten über den Button „Eigenschaft hinzufügen“ ergänzt werden. Dieser fügt ein oder bei Auswahl über die Checkboxen mehrere entsprechende Eingabefelder zur Anzeige hinzu. Nach dem Ausfüllen muss über „Änderungen speichern“ bestätigt werden. Um in der Versionierungsansicht [LINK] aussagekräftige Angaben zu erhalten, empfiehlt es sich im nach dem Speichern angezeigten Dialog einen Änderungsgrund zu hinterlegen. Dieser wird lediglich in der Anzeige der Versionierung genutzt und kann auch leer gelassen werden, was aber nicht unbedingt zu empfehlen ist.

Sollen bereits vorhandene Eigenschaften bearbeitet werden, beispielsweise ein „Nein“ bei „Rechnung vorhanden“ zu einem „Ja“ geändert werden, gibt es zwei Möglichkeiten. Wenn mehrere Eigenschaften auf einmal zu bearbeiten sind, ist der Weg über den bereits genannten Button „Eigenschaften bearbeiten“ der einfachere. Hierbei werden alle vorhandenen Eigenschaften zu Eingabefeldern geöffnet und können bearbeitet werden. Muss nur eine einzelne Eigenschaft angepasst werden, kann der kleine Stift-Button angeklickt werden, der beim Schweben über dem zu bearbeitenden Eigenschaftswert erscheint. Daraufhin wird nur dieser eine Wert zu einem Formularfeld geöffnet. In dieser Ansicht, also sowohl bei einer als auch mehreren zum Bearbeiten aktivierten Feldern, erscheinen an der rechten Seite des Feldes die beiden Plus- und Minus-Buttons, die auch aus dem Eingabeformular für neue Ressourcen bekannt sind. Hiermit kann die aktive Eigenschaft gelöscht (Minus) oder verdoppelt (Plus) werden. Nach erfolgten Änderungen muss wieder gespeichert und möglichst ein Änderungsgrund eingegeben werden. Eventuell danach noch nicht an richtiger Position angezeigte Werte werden nach Neuladen der Seite richtig sortiert.

Wie im Abschnitt über Wissensbasen [LINK] und deren Zusammenhänge erläutert, ist es nicht möglich, importierte Daten zu bearbeiten, die in der aktuellen Wissensbasis lediglich angezeigt, aber dort nicht gespeichert werden. Diese Eigenschaften werden entsprechend bei Auswahl von „Eigenschaften bearbeiten“ nicht zu Formularfeldern geöffnet und es erscheint auch kein Stift-Symbol beim Schweben über den Werten. Um sie zu bearbeiten, muss die Wissensbasis ausgewählt werden, in der sie tatsächlich gespeichert sind.

Zuletzt   aktualisiert   am Mar 03, 2017

Datenmodell - ein Überblick

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Das amsl-Datenmodell teilt sich in zwei Hauptbereiche: die Lizenz- und die Paketverwaltung. Beide Bereiche besitzen jeweils ein zentrales Element, den Vertrag in der Lizenz- und das TIPP in der Paketverwaltung.

Ein TIPP ist ein Aggregationselement, ausgeschrieben steht das Akronym für Titel – Paket – Plattform. Es bildet also einen speziellen Titel im Kontext seiner Paket- und Plattformzugehörigkeit ab. Wird Zeitschrift A beispielsweise über zwei unterschiedliche Verträge in zwei verschiedenen Paketen lizenziert und ist daher über mehrere Plattformen zugänglich, existieren dafür zwei separate TIPPs. Jedem TIPP wiederum werden darüber hinaus Daten zur zeitlichen Abdeckung zugeordnet, also die erste und letzte verfügbare Ausgabe einer Zeitschrift, eventuelle Embargoregelungen usw.

Auf Seiten der Lizenzen fungiert der Vertrag als zusammenfassendes Element. Bei jeder Vertragsverlängerung wird ein neues Vertragselement mit einer neuen Laufzeit angelegt. Diesem Vertrag werden alle Lizenzbedingungen und -inhalte gebündelt in einem Lizenz-Element zugewiesen. Diese Lizenz kann auch bei Vertragsverlängerungen unter konstanten Bedingungen mehreren Verträgen zugewiesen werden. Die finanziellen Informationen werden einzeln für jede Verlängerung in einem Kosten-Element zusammengefasst, das von dem jeweiligen Vertrag aus verknüpft wird.

Die Verbindung zwischen Lizenz- und Paket- bzw. Titeldaten wird hauptsächlich zwischen Vertrag und TIPP geschaffen: An einem Vertrag sollen alle darin lizenzierten TIPPs aufgeführt werden. Außerdem werden die Pakete und Plattformen direkt vom Vertrag aus verknüpft.

Über diese zusätzliche Verknüpfung wird unter anderem der amsl-EZB-Importer gesteuert, der automatisiert über die Paket- und Ankerzuordnung alle elektronischen Zeitschriftenbestände einer Bibliothek als TIPPs an die passenden Verträge spielt.

Zuletzt   aktualisiert   am Mar 03, 2017

Einzelne Elemente - die Details

Zuletzt   aktualisiert   am Dec 05, 2016

Organisation

Bedeutung und Verwendung
Zu den Organisationen gehören sowohl Unternehmen als auch Bibliotheken und Konsortien. Die eingepflegten Organisationen können aus unterschiedlichsten Kontexten heraus verknüpft werden, beispielsweise als Heimatorganisation eines Kontaktes, als Lizenzgeber bzw. -nehmer oder auch als Inhaltsanbieter.

Anlegen einer neuen Organisation
Für die Bezeichnung ist bei Organisationen die Wahl des gebräuchlichsten Namens zu empfehlen, auch wenn dieser nicht dem offiziellen Namen entspricht. Das nachfolgende Feld „Name der Organisation“ wird genutzt, um diesen offiziellen Namen anzugeben. Wichtig für spätere Datenabfragen ist, dass dieses Feld immer ausgefüllt wird, auch dann, wenn die Bezeichnung bereits dem offiziellen Namen entspricht.

Beispiel:
Bezeichnung: Harrassowitz
Name der Organisation: Otto Harrassowitz GmbH & Co. KG

Da Organisationen in amsl sowohl Unternehmen als auch Bibliotheken und Konsortien darstellen können, ist im nächsten Feld namens „Kategorie“ anzugeben, um welche Art von Organisation es sich handelt.
In der darauf folgenden „Notiz zur Organisation“ können frei und unstrukturiert weitere, detailliertere Informationen zu der Organisation erfasst werden.

Als nächstes folgt im Formular ein Block zur Erfassung von Adressdaten. Liegt die einzutragende Adresse im Ausland, lässt sich über „Eigenschaft hinzufügen“ das optionale Feld „Land“ ergänzen.

Abschließend lassen sich eine URL zu einem Internetauftritt der Organisation, sowie eine allgemeine Telefonnummer und E-Mail-Adresse erfassen. Hier sollte darauf geachtet werden, keine personenbezogenen Kontaktdaten anzugeben, die in der Klasse „Kontakt“ zu hinterlegen sind. Stattdessen sind die Felder für allgemeine Daten wie etwa eine E-Mail-Adresse der Form support@organization.org vorgesehen.

Optionale Felder:
Neben dem bereits erwähnten optionalen Feld „Land“ lassen sich „Schlagwörter“ zu den Spezialisierungsgebieten der Organisation anlegen, beispielsweise die Sondersammelgebiete einer Bibliothek. Speziell für das Neuanlegen noch nicht vorhandener Bibliotheken lässt sich außerdem das „Bibliothekssigel“ in Form des ISIL erfassen. Im Allgemeinen wird das Anlegen einer neuen Bibliothek allerdings nicht nötig sein, da entsprechende, ausführliche Daten von lobid.org importiert werden.

Zuletzt   aktualisiert   am Mar 03, 2017

Kontakt

Bedeutung und Verwendung
Als „Kontakte“ werden real existierende Personen und die zugehörigen Kontaktdaten erfasst. Diese Personen können sowohl als externe als auch als hausinterne Ansprechpartner mit Verträgen verknüpft werden. Eine Person wird außerdem immer mit mindestens einer Organisation verknüpft, mit der sie in Verbindung steht, bei der sie also beispielsweise angestellt ist. Ein externer Ansprechpartner kann etwa ein zuständiger Vertriebsmitarbeiter auf Seiten eines Verlages sein, als hausinterne Ansprechpartner ist beispielsweise ein für die Auswahl der Lizenzen verantwortlicher Fachreferent zu hinterlegen. Die Ansprechpartner werden direkt vom Vertrag aus verknüpft.

Anlegen eines neuen Kontaktes
In Hinblick auf die gemeinschaftliche konsortiale Verwaltung von Organisations- und Kontaktdaten ist insbesondere bei der Erfassung von Personennamen die schematische Wahl einer aussagekräftigen „Bezeichnung“ von Bedeutung. Damit Verwechslungen von Personen mit häufigen Namen weitestgehend ausgeschlossen werden können und bereits die Anzeige in Suchergebnis- und Autovervollständigungslisten möglichst aussagekräftig sind, wird empfohlen, die Bezeichnung aus Nach- und Vorname sowie der assoziierten Organisation zu bilden:

Beispiel:
Mustermann, Max (Musterverlag)

Das nächste Formularfeld „ist Mitglied von“ verknüpft die mit der Person assoziierte Organisation, also üblicherweise den Arbeitgeber. Hier ist es erstmals wichtig, die zugehörige Organisation bereits angelegt zu haben: Das Formularfeld durchsucht die Instanzen der Klasse Organisation und schlägt mittels Autovervollständigung die möglichen zu verknüpfenden Organisationen vor, aus denen die richtige durch einen Klick auszuwählen ist.

Anmerkung:
Nach Anlegen des Kontakts wird der im Feld „ist Mitglied von“ eingetragene Wert in der Detailansicht orange dargestellt, es handelt sich also um einen Link. Folgt man diesem, gelangt man zur Detailansicht der entsprechenden Organisation. Am rechten Bildschirmrand findet sich dort im unteren Bereich die „Verweisende Instanzen“-Box, in welcher Links zu dem Kontakt sowie ggf. zu weiteren zu dieser Organisation gehörenden Kontakten angezeigt werden.

Im nächsten Feld kann die „Funktion“ der Kontaktperson innerhalb ihrer Organisation hinterlegt werden. Es wird kein spezielles Schema des Eintrags gefordert, dennoch ist es in Hinblick auf Datenabfragen empfehlenswert, hier intern eine Regelung über die Formulierung von Funktionen zu treffen. Beispielsweise können kontrollierte Funktionsbezeichnungen vergeben werden oder aber die von der Person selbst in der Kommunikation gebrauchte Form gewählt werden.

Die „Notiz zum Kontakt“ ist wiederum ein gänzlich frei zu gestaltendes Eingabefeld, das nicht strukturierte Zusatzinformationen umfassen kann. Darauf folgt, analog zu dem Formular für Organisationen, ein Adressblock, in dem Vor- und Nachname sowie die üblichen Adress- und Kontaktdaten erfasst werden können, wiederum ergänzbar durch das optionale Feld „Land“.

Optionale Felder:
Als optionale Felder sind bei der Kontaktperson nur das bereits erwähnte „Land“ sowie der immer auswählbare „Kommentar“ verfügbar.

Zuletzt   aktualisiert   am Mar 03, 2017

Fakultät

Bedeutung und Verwendung
Hier können alle zur Hochschule gehörenden Fakultäten abgebildet werden. Sie werden beispielsweise bei der Erfassung von Fakultätsanteilen an Kosten-Elementen verlinkt. Bei Vorhandensein entsprechender Sacherschließungsdaten wäre es außerdem möglich, über eine Analyse der einzelnen lizenzierten Titel sowie einer Zuweisung der Fachgebiete zu Fakultäten, den Schlüssel für die Kostenverteilung von Lizenzpreisen auf die einzelnen Fakultäten automatisch zu generieren.

Anlegen einer neuen Fakultät
Als „Bezeichnung“ ist entweder die volle Bezeichnung der Fakultät oder deren gebräuchliches Kürzel zu wählen, wobei sich intern auf eine Variante zu einigen ist. Im Feld „Fakultätskürzel“ ist in jedem Fall die gebräuchliche Abkürzung einzutragen. Das Feld „Fachgebiet“ kann genutzt werden, um die Fachgebiete einer Fakultät aufzuführen und dadurch eventuelle thematische Zuordnungen von Ressourcen einsichtiger zu machen.

Die „Kostenstelle“ bezeichnet ein meist hochschulweit vergebenes Identifikationskennzeichen, über das Kosten der jeweiligen Fakultät zugeordnet werden. In amsl wird dieses Feld bisher nur der Vollständigkeit halber dokumentierend aufgenommen. Wegen des zwischen verschiedenen Einrichtung variierenden Aufbaus einer solchen Kennung muss hier bei der Erfassung kein Schema berücksichtigt werden.

Zuletzt   aktualisiert   am Mar 03, 2017

Budget

Bedeutung und Verwendung
Die Budgets stellen die einzelnen Medienetats oder Haushaltstellen der Bibliothek dar, auf die die Kosten für Lizenzverträge abgerechnet werden. amsl bietet zum jetzigen Zeitpunkt keine eigentliche Finanzverwaltung im haushalterischen Sinne. Die Aufnahme und Zuordnung der Budgets dient dem Überblick, der Veranschaulichung und der Auswertung, um beispielsweise darzustellen, welche Verträge über ein bestimmtes Budget abgerechnet wurden. Im Zuge einer geplanten Anbindung von Lokalsystemen an amsl empfiehlt es sich, hier die im Lokalsystem etablierten Schematiken zu verwenden.

Anlegen eines neuen Budgets
Beim Anlegen eines Budgets müssen lediglich eine „Bezeichnung“ und ein „Budgetkürzel“ angegeben werden. Für die Bezeichnung kann entweder der ausgeschriebene Budgetname oder auch das Kürzel verwendet werden, abhängig davon, unter welcher Variante das Budget häufiger gesucht werden wird. Zu empfehlen ist die Verwendung des Kürzels.

Zuletzt   aktualisiert   am Mar 03, 2017

Vertrag

Bedeutung und Verwendung
Die Vertragselemente bilden die eigentlichen abgeschlossenen Verträge bzw. Abonnements mit ihrer jeweiligen Laufzeit ab. Für jede Vertragsverlängerung wird daher ein neues Vertragselement angelegt, in dem die wichtigsten Informationen zum Status des Abschlusses, zu Ansprechpartnern und insbesondere zu Laufzeiten und Fristen festgehalten sind. Das die eigentlichen Inhalte der Lizenz beinhaltende Lizenzelement wird vom Vertrag aus verknüpft, ebenso wie das die finanziellen Aspekte behandelnde Kostenelement. Der Vertrag verweist darüber hinaus auf die lizenzierten Inhalte, die TIPPs. Er ist also ein zentraler Knoten und eine wichtige Einstiegsstelle in die Lizenzverwaltung.

Anlegen eines neuen Vertrags
Die „Bezeichnung“ sollte möglichst dem gängigen Namen des Vertrags bzw. des elektronischen Gesamtproduktes entsprechen, unter dem dieses in Listenübersichten aufgeführt sein soll. Da Verträge in Jahresscheiben angelegt werden, ist die entsprechende Laufzeit der Bezeichnung am Ende hinzuzufügen.

Beispiele:
Produktname: Nature
Bezeichnung des Vertrags: Nature 2016
Produktname: HeinOnline
Bezeichnung des Vertrags: HeinOnline 2015-2017

Weitere gebräuchliche Titel, unter denen der Vertrag gefunden werden soll, können in das Feld „Alternativer Titel“ eingetragen werden. Dabei ist wie immer darauf zu achten, jeweils nur einen Wert in ein Feld einzutragen und für weitere Titel das Feld zu duplizieren.

Danach ist der „Status der ER“, also der Status der elektronischen Ressource, anzugeben. Dies dient dazu, bereits aktive Verträge von bisher nur gewünschten oder zu testenden Verträgen zu unterscheiden sowie zu markieren, ob ein Vertrag als Abbestellkandidat vorgemerkt ist bzw. bereits abbestellt wurde. Der Status der elektronischen Ressource ist in der Regel „Aktiv“.

Wichtig !
Es ist für Abfragen sehr wichtig, alle momentan aktiven Verträge auch als solche zu kennzeichnen und den Wert „Aktiv“ nur dann durch einen anderen zu ersetzen, wenn Ressourcen zurzeit tatsächlich nicht verfügbar sind.

Über den darauf folgenden „Status im Geschäftsgang“ kann vermerkt werden, ob ein Vertrag zur Verlängerung vorgesehen ist, momentan verhandelt wird, bereits verlängert ist oder aber auch abbestellt wurde.

Darauf folgt die Angabe der „Produktart“, also ob es sich etwa um ein E-Journal-Paket, ein einzelnes E-Journal oder eine Datenbank handelt.

Als nächstes ist die Plattform zu verknüpfen, von der aus die Inhalte des Vertrags zugänglich sind. Hier handelt es sich um ein Autovervollständigungsfeld, in dem eine konsortial gepflegte Plattform erfasst werden soll. Diese muss also gegebenenfalls zunächst in der „Konsortialen Organisationsverwaltung“ angelegt werden, bevor sie verknüpft werden kann.

Die beiden nächsten Felder sind Datumsfelder, in die über „Vertragsbeginn“ und „Vertragsende“ die Laufzeit des Vertrages eingetragen werden muss. Informationen zu den Kündigungsfristen werden ebenfalls hier festgehalten. Der genaue Wortlaut der Frist, wie etwa „sechs Wochen zum Jahresende” oder „binnen 4 Wochen”, ist in das Freitextfeld „Kündigungsfrist“ einzutragen. Lässt sich aus dieser Kündigungsfrist ein konkretes Datum berechnen, wie es im ersten Beispiel der Fall ist, so ist dieses im Datumsfeld „Letztmöglicher Kündigungstag“ zu hinterlegen und kann in der „Wichtige Termine“-Box zur Erinnerung genutzt werden. Zu diesem Informationsblock gehört auch der „Rückmeldetermin“, der den letztmöglichen Tag darstellt, an dem eine Rückmeldung an Zahlungsempfänger, Lizenzgeber oder ähnliche erfolgen muss.

Im nächsten Block können für den Vertrag zuständige Mitarbeiter hinterlegt werden. Der „hausinterne Ansprechpartner“ ist eine zuvor als Kontakt angelegte Person des eigenen Hauses, die beispielsweise inhaltlich für die Erwerbung der Lizenz verantwortlich ist. Ein oder mehrere „externe Ansprechpartner“ auf Seiten von Zahlungsempfänger, Konsortium oder auch Lizenzgeber werden im nächsten Feld verknüpft.

Ist ein Konsortium an dem Lizenzvertrag beteiligt, so wird die zuvor angelegte Organisation im Feld „Beteiligtes Konsortium“ verknüpft und außerdem das Feld „Konsortialführer“ mit einer Organisation gefüllt. Ein eventueller „Licensing Agent“ kann an dieser Stelle ebenfalls hinterlegt werden.

Nun folgt die Verknüpfung des Lizenzelements mit den konkreten Lizenzbedingungen, das zuvor angelegt werden musste und nun über die Autovervollständigungsfunktion ausgewählt werden kann. Alternativ kann es auch von der Detailansicht der Ressource aus über die Funktion „Ressource von hier aus anlegen und verlinken“ [LINK] erstellt werden. Wenn, wie bei Vertragsverlängerungen allgemein üblich, die eigentlichen Lizenz- und Nutzungsbedingungen unverändert bleiben, wird dasselbe Lizenzelement von mehreren aufeinanderfolgenden Verträgen aus verknüpft. Im Lizenzelement selbst muss dann lediglich die aktuelle Vertragslaufzeit über ein zusätzliches Laufzeitelement nachgepflegt werden. Genaueres dazu wird im Abschnitt zur Lizenz [LINK] beschrieben.

Dagegen muss mit jedem neuen Vertrag auch ein neues Kostenelement angelegt und verknüpft werden, in dem die Informationen zu Rechnungsdaten gepflegt werden. Ein bereits angelegtes Kostenelement kann an dieser Stelle über das Autovervollständigungsfeld verknüpft werden.

Das nachfolgende Feld „umfasstes Paket“ verknüpft ein Lizenzpaket direkt mit dem Vertrag, um den EZB-Importer zu steuern und die Verknüpfung importierter TIPPs mit dem richtigen Vertrag zu ermöglichen. Wenn das Paket zuvor angelegt wurde, kann es direkt im Autovervollständigungsfeld ausgewählt, ansonsten nach der Erstellung aus der Detailansicht der Ressource heraus über das entsprechende Widget angelegt werden.

Schließlich können Informationen zur „Nutzungsstatistik“ in einem Freitextfeld hinterlegt werden. Momentan wird empfohlen, hier festzuhalten, welche Reports angeboten werden und wo diese als Dateien gespeichert sind. In Kürze wird amsl um eine Verwaltungsfunktion für COUNTER-Nutzungsstatistiken ergänzt werden, die dann direkt in das System eingebunden werden.

Optionale Felder:
Als optionale Felder steht hier der überall verfügbare „Kommentar“ zur Verfügung. Theoretisch können auch TIPPs manuell verknüpft werden, davon wird wegen der enormen Arbeit aber abgesehen. Diese Titelverknüpfungen sollten automatisiert über den EZB-Importer erstellt werden.

Gelegentlich kommt es bei der Verlängerung von Lizenzverträgen doch zu tiefgreifenden Änderungen, beispielsweise an den Lizenzbedingungen oder den beteiligten Vertragsparteien, sodass das Anlegen eines gänzlich neuen Vertragselements mit gegebenenfalls anderer Bezeichnung und anderer verknüpfter Lizenz notwendig wird. Um dabei die Verbindung zu dem bisherigen Datensatz zu erhalten, kann das Feld „Vorgängervertrag“ oder „Verwandter Vertrag“ hinzugefügt und das bisherige Vertragselement verknüpft werden.

Der letzte Block der optionalen Eigenschaften betrifft die Kündigung eines Vertrages. Hier können nach erfolgter Kündigung das Kündigungsdatum im Feld „gekündigt am“ sowie der „Kündigungsgrund“ erfasst werden. Außerdem ist der endgültige „Abschalttermin“ des Zugangs zu den Ressourcen erfassbar. Auch hier können die hinterlegten Datumsangaben in der „Wichtige Termine“-Box angezeigt werden.

Zuletzt   aktualisiert   am Mar 03, 2017

Lizenz

Bedeutung und Verwendung
Das Lizenzelement fast die Inhalte der eigentlichen Lizenz zusammen, also die Nutzungsbedingungen und Vertragsparteien, außerdem können hier die Lizenzdokumente zum Download hinterlegt werden. Eine Lizenz kann über mehrere Verträge (im Sinne von Vertragsverlängerungen) hinweg Bestand haben, wenn bei Vertragsverlängerungen die Bedingungen der Lizenz nicht angepasst werden.

Anlegen einer neuen Lizenz
Die „Bezeichnung“ sollte der des zugehörigen Vertragselements entsprechen – da Lizenzen aber über mehrere Vertragsverlängerungen hinweg Gültigkeit bewahren können jedoch ohne die Angabe der Laufzeit.

Die Laufzeit des Vertrages, für den das Lizenzelement gültig ist, wird nun als „Vertragslaufzeit“-Element verknüpft. Dieses Element umfasst das Start- und Enddatum der jeweiligen Laufzeit und kann, wenn es nicht schon von anderen Lizenzen her im System vorhanden ist, über das Widget „Ressource von hier aus anlegen und verlinken“ aus der Detailansicht heraus erstellt werden. Ist die Lizenz über mehrere Verträge hinweg gültig, werden einfach die weiteren Laufzeiten als weitere Elemente verknüpft.

Darauf folgt die Angabe der „Lizenzart“, bei der festgelegt werden kann, ob es sich beispielsweise um eine Einzelplatz- oder eine Campuslizenz handelt. Das Feld „Beschreibung“ ist ein Freitextfeld, in welchem Informationen über den Inhalt der mit dem Vertrag lizenzierten Ressourcen festgehalten werden können.

Die nächsten Felder halten die einzelnen Vertragsparteien fest, die zuvor als Organisationen angelegt worden sein müssen und nun mit Hilfe der Autovervollständigung ausgewählt werden können. Für die Datenabfrage ist es sehr wichtig, dass alle diese Felder ausgefüllt werden, auch wenn mehrere Felder die gleiche Organisation verknüpfen. Als „Hersteller“ ist der tatsächliche Produzent des Produktes anzugeben, also beispielsweise ein Verlag. Der Hersteller entspricht nicht unbedingt der Organisation, mit der der vorliegende Lizenzvertrag geschlossen wurde. Diese ist als „Lizenzgeber“ anzugeben. Der „Lizenznehmer“ ist bei eigenen Lizenzen üblicherweise die eigene Bibliothek. Bei anderen Lizenzmodellen, wie etwa Konsortial- oder Allianzlizenzen, ist hier der tatsächliche Nehmer der Lizenz einzutragen.

Das nächste Feld bietet die Auswahl der für den Zugang zu den Ressourcen gewählten „Authentifizierungsmethode“. Als nächstes folgt ein Block mit verschiedenen Vertragsbedingungen wie der Zugänglichmachung der Inhalte über „Remote Access“, der Anzahl der erlaubten „Parallelzugriffe“ und diversen Regelungen zu Fernleihe, Kopien und Semesterapparaten. Da nicht alle Bedingungen in allen Lizenzverträgen explizit genannt werden, besteht bei den Werten der Dropdowns immer die Möglichkeit, festzuhalten ob eine Bedingung im Vertrag explizit genannt wurde, ob es sich um eine Auslegung handelt oder ob der Sachverhalt gänzlich unerwähnt bleibt. Der Wert „nicht zutreffend“ kann gewählt werden, falls die entsprechende Bedingung sachlich keinen Sinn ergibt. In den vorgegeben Feldern nicht abzubildende Vertragsbedingungen können im nachfolgenden Freitextfeld „Bemerkungen zum Vertrag“ festgehalten werden.

Der nächste Informationsblock behandelt zeitliche Aspekte, die über mehrere Folgeverträge hinweg konstant bleiben. Dies ist das „Ersterwerbungsdatum“, das den Vertragsbeginn des ersten Lizenzvertrages benennt.

Danach kann, falls der Lizenzvertrag in digitaler Form vorliegt, der rechtlich unsensible Lizenzteil des entsprechenden Dokumentes über das Feld „Lizenzdatei“ verknüpft werden. Dazu ist es nötig, es zuvor als „Dokument“ direkt in amsl anzulegen und die Datei hochzuladen [LINK]. Damit bleibt die Zugänglichkeit der Dateien gewährleistet, auch bei Veränderung von Pfadstrukturen an lokalen Speicherorten. Alternativ kann die Verknüpfung des Dokuments natürlich auch nachträglich aus der Detailansicht heraus hergestellt und das Dokument angelegt werden.

Wichtig ist hier die Unterscheidung zwischen Lizenzdatei an der Lizenz und Vertragsdatei am Vertrag. Erstere sollte immer nur den die tatsächliche Lizenz umfassenden Teil beinhalten und auf keinen Fall sensible Daten wie etwa Preise wiedergeben. Hintergrund ist die mittelfristig geplante Zurverfügungstellung dieser Lizenzdateien an Bibliotheksnutzer, um ihnen rechtliche Sicherheit im Umgang mit den elektronischen Ressourcen zu geben. Sensible Daten gehören daher ausschließlich in Vertragsdateien!

Optionale Felder:
Neben der selbst verfassten Beschreibung der lizenzierten Ressourcen gibt es über das Feld „URL der Anbieterbeschreibung“ die Möglichkeit, auch die von manchen Anbietern vorgehaltenen detaillierteren Beschreibungen zu verknüpfen.

Das Segment der Vertragsbedingungen kann durch das Aufführen der zur Nutzung autorisierten Personengruppen im Feld „Autorisierte Nutzer“ ergänzt werden. Diese Nutzergruppen entsprechen momentan den an der UBL unterschiedenen Gruppen. Mittelfristig soll die Modellierung der autorisierten Nutzer neu konzipiert werden.

Eventuelle Regelungen zur Verfügbarkeit der Inhalte nach Vertragsende können als Freitext im Feld „Verfügbarkeit nach Vertragsende“ festgehalten werden.

Um einen Katalog mit Suchmöglichkeiten auf Artikelebene anzubieten, ist es nötig, die einzuspielenden Metadaten entweder von einem Drittanbieter oder direkt vom Lizenzgeber zu beziehen. Die Verfügbarkeit von Metadaten zu den in einem Vertrag lizenzierten Ressourcen kann in dem Feld „(Meta-)Datenverfügbarkeit“ dokumentiert werden. Bisher handelt es sich hier lediglich um ein Freitextfeld, mittelfristig soll die Detailliertheit der Modellierung und der Umfang der erfassbaren Informationen aber deutlich erhöht werden.

Zuletzt   aktualisiert   am Mar 03, 2017

Kosten

Bedeutung und Verwendung
Hier werden alle die finanziellen Aspekte eines Vertrages betreffenden Informationen gebündelt. Entsprechend muss für jedes Vertragselement ein zugehöriges Kostenelement angelegt werden, das dadurch die Jahresscheiben der Verträge mit abbildet. Umfasst werden hier Daten zu Budgets, zu Kostenanteilen, die von bestimmten Fakultäten zu tragen sind, zu Rechnungseingang und -bearbeitung. Trotz dieser umfänglichen Funktionen sollte amsl momentan nicht als autoritatives System zur Kostenverwaltung genutzt werden, sondern ist vielmehr dazu gedacht, Zusammenhänge übersichtlich dazustellen, für nicht direkt involvierte Mitarbeiter nachvollziehbar aufbereitet einsehbar und komplex auswertbar zu machen.

Anlegen eines neuen Kostenelements
Die „Bezeichnung“ soll identisch sein mit der des zugehörigen Vertragselements, zur besseren Unterscheidbarkeit allerdings ergänzt um den Zusatz „[Kosten]“ am Ende der Bezeichnung.

Beispiel:
Produktname: Nature
Bezeichnung des Vertrags: Nature 2016
Bezeichnung der Kosten: Nature 2016 [Kosten]

Für die „Erwerbungsart“, die im nächsten Feld auszuwählen ist, stehen unter anderem Möglichkeiten wie „Kauf (einmalig)“, „Kauf (Abo)“, „Tausch“ oder „Geschenk“ zur Verfügung.

Der Zahlungsempfänger wird im nächsten Feld hinterlegt, indem eine zuvor angelegte Organisation verknüpft wird. Dabei kann es sich beispielsweise direkt um den Lizenzgeber, aber auch um zwischengeschaltete Dienstleister handeln. Dieses Feld ist in jedem Fall auszufüllen.

Nun folgt ein Block mit Informationen zu Kosten und Rechnungen. Zunächst sind das mit den Kosten zu belastende „Jahresbudget“ sowie das „Haushaltsjahr“ auszuwählen. Werden mehrere Budgets belastet, kann das Feld wie immer dupliziert werden. Unter „Zahlungsweise“ wird angegeben, ob im laufenden Vertragsjahr oder im Voraus gezahlt wird. Darauf folgt der „Rechnungspreis“, der standardmäßig als Bruttopreis in Euro anzugeben ist. Über die hinzuzufügenden Eigenschaften besteht die Möglichkeit, auch Nettopreise sowie Preise in Fremdwährungen (momentan US-Dollar und Britische Pfund) anzugeben.

Der „Planpreis“ für das laufende Jahr ist immer als Bruttopreis in Euro anzugeben und bezeichnet den für dieses Jahr eingeplanten Preis. Ob bereits eine Rechnung eingegangen ist, lässt sich in dem Feld „Rechnung vorhanden?“ angeben. Die Angabe des „erwarteten Rechnungsdatums“ ermöglicht es, die Verteilung der Lizenzkosten auf ein Jahr abzuschätzen und ausbleibende Rechnungen zu identifizieren. Das tatsächliche Datum der Rechnung ist im Feld Rechnungsdatum einzutragen.

Falls eine digitale Version der Rechnung vorliegt, kann danach das Dokument verknüpft werden, an welchem die entsprechende Datei hochgeladen wurde.

Das letzte Feld des Formulars dient dazu, eine „Nummer aus dem Lokalsystem“ zu erfassen, beispielsweise die RSN, unter der der Vertrag in Libero zur Kostenverwaltung geführt wird.

Optionale Felder:

Neben den bereits erwähnten Eigenschaften für alternative Preisangaben gibt es noch weitere optionale Eigenschaften, für die Felder hinzugefügt werden können.

Beispielsweise kann der Jahrespreis den Vertrag über das Feld „Jahrespreis (EUR)“ als Euro-Bruttopreis angegeben werden. Analog zu den anderen Links zu als Datei vorliegenden Dokumenten kann über die Eigenschaft „Link zum Über-/Fehlbetrag“ auch ein entsprechender Verweis zu einem Dokument eingebunden werden, das Informationen zu Guthaben und Defiziten enthält.

Um die Bearbeitungszeit der Rechnung nachvollziehbar zu halten und den Zeitpunkt der Bezahlung besser abschätzen zu können, ist es außerdem möglich, optional ein „Rechnungsbearbeitungsdatum“ einzugeben.

Zuletzt   aktualisiert   am Mar 03, 2017

TIPP

Bedeutung und Verwendung
Ein TIPP ist ein Aggregationselement, das einen Titel, also beispielsweise eine Zeitschrift, im Kontext ihres Pakets und ihrer Plattform darstellt. Damit ist es möglich, die mehrfache Verfügbarkeit von Titel bei unterschiedlichen Anbietern oder in unterschiedlichen Paketzusammenstellungen abzubilden. TIPP heißt ausgeschrieben Titel – Paket – Plattform und drückt so diesen Zusammenhang aus.

Die konkreten Bestands- bzw. Holding-Informationen einer Bibliothek zu einem Zeitschriftentitel werden an TIPPs festgehalten. Hier stehen also Daten für den ersten bzw. letzten verfügbaren Jahrgang, eventuelle Embargo-Perioden in der Lieferung und vielem mehr.
Die Daten der TIPPs sollten ausschließlich über den EZB-Importer bezogen und damit automatisiert aus den EZB-KBART-Dateien erstellt werden.

Zuletzt   aktualisiert   am Mar 03, 2017

Paket

Bedeutung und Verwendung
Ein Lizenzpaket ist eine Bündelung von zusammengehörigen elektronischen Ressourcen, im amsl-Kontext also von zusammengehörigen TIPPs. Häufig werden Pakete bereits von Seiten des Anbieters zusammengestellt, etwa nach Fachbereichen oder auch nach Lizenzierung und Open-Access-Verfügbarkeit.

Diese Pakete besitzen zum Teil ZDB-Paketsigel zur Identifikation und sollten, um einen Import von TIPPs über die EZB-Daten zu ermöglichen, in der EZB über einen individuellen Anker verfügen, der sie eindeutig identifizierbar macht. In Fällen von Lizenzierungen einzelner elektronischer Zeitschriften sollte in amsl trotzdem ein sogenanntes Dummy-Paket erstellt und in der EZB ein individueller Anker vergeben werden, um den Import von TIPPs auch für diese Verträge möglich zu machen.

Anlegen eine neuen Pakets
Die „Bezeichnung“ des Pakets sollte, um eine jährliche Historie abbilden zu können, identisch mit dem des Vertrages sein, zu dem es gehört. Handelt es sich um eine oben erwähnte Einzelzeitschrift, sollte dies über den Zusatz „Dummy-Paket“ am Ende gekennzeichnet werden.
Daraufhin ist der EZB-Anker des Pakets anzugeben. Es ist sehr wichtig, dass dieser Anker in der EZB tatsächlich nur an jenen Titeln steht, die zu diesem einen Paket gehören. Es dürfen keine zwei Pakete den gleichen EZB-Anker besitzen.

Optionale Felder:
Falls vorhanden kann ein „ZDB-Paketsigel“ erfasst werden, daneben natürlich wie immer auch ein „Kommentar“.

Zuletzt   aktualisiert   am Mar 03, 2017

Plattform

Bedeutung und Verwendung
Plattformen stellen Interfaces dar, über die auf bestimmte elektronische Ressourcen zugegriffen werden kann. Beispiele sind JSTOR, SpringerLink oder auch DBoD oder Zugriffsoberflächen für einzelne Datenbanken. Wie an diesen Beispielen zu sehen ist, unterscheiden sich Plattformen untereinander stark – unter manchen sind Inhalte verschiedener Anbieter zusammengefasst, manche werden von einem einzelnen Anbieter verwaltet, wieder andere machen nur eine einzige Ressource zugänglich. Entsprechend kann auf eine Plattform von mehreren, aber auch nur von einem TIPP aus verwiesen werden.

Aus organisatorischen Gründen wird in amsl die Plattform momentan nicht vom TIPP, sondern vom Vertrag aus verknüpft. Das widerspricht zwar dem eigentlichen Datenmodell, hat aber mehrere Gründe. Vor allem werden TIPPs in amsl automatisch über einen Import von EZB-Daten eingeladen, in der EZB werden aber keine Plattformen im amsl-Verständnis erfasst. Die einzige Möglichkeit, datenmodell-konform Plattformen an TIPPs zu verzeichnen wäre also, diese manuell an jedem TIPP zu ergänzen – eine unzumutbare Arbeit. Da die Plattform aber im Allgemeinen innerhalb eines Vertrages nicht variiert, ist es zum jetzigen Zeitpunkt deutlich günstiger, die Plattform eben dort zu erfassen und wird daher bis auf weiteres so gehandhabt.

Da Plattformen in ihren Grundzügen nicht bibliotheks- sondern anbieterspezifisch sind, werden sie konsortial verwaltet und können von allen amsl-Bibliotheken für Verlinkungen genutzt werden. Allerdings gibt es auch Informationen zu Plattformen, die nicht bibliotheksübergreifend, sondern für jede Bibliothek individuell sind und die entsprechend in lokalen Daten zu ergänzen sind. Dazu gehört bisher der im Zuge der Einführung von Shibboleth an der UBL modellierte „Status der Shibboleth-Implementierung“. Hier kann bibliotheksspezifisch verzeichnet werden, wie weit der Einführungsprozess der Shibboleth-basierten Authentifizierung für eine Plattform bereits fortgeschritten ist. Mittelfristig sollen auch die benötigten Informationen für diese Authentifizierung hier hinterlegt werden. Die entsprechende Modellierung ist momentan noch nicht abgeschlossen.

Anlegen einer neuen Plattform
Bei der Anlage einer neuen Plattform ist nun also zu beachten, welche Daten in welcher Wissensbasis gespeichert werden sollen. Wenn eine Plattform neu angelegt wird, muss dies in der Wissensbasis „Konsortiale Organisationsverwaltung“ geschehen, damit auch die anderen teilnehmenden Bibliotheken auf die Daten zugreifen können. Sollen allerdings bibliotheksspezifische Informationen wie etwa der Shibboleth-Einführungsstatus eingepflegt werden, so muss zunächst die ausgewählte Wissensbasis gewechselt werden. In er Wissensbasis „Lokales ERM“ kann dann die Plattform erneut aufgerufen und über „Eigenschaft hinzufügen“ lokal ergänzt werden.

Als „Bezeichnung“ ist bei der Anlage einer neuen Plattform der verbreitete Name der Plattform zu wählen. Verfügt eine Plattform über keinen expliziten eigenen Namen, unter dem sie bekannt ist, sondern stellt beispielsweise nur die Nutzeroberfläche einer Datenbank dar, so wird empfohlen, die Bezeichnung dieser Datenbank oder des Lizenzvertrages zu wählen und dieses Vorgehen in einem aus der Liste der optionalen Feldern hinzugefügten Kommentarfeld festzuhalten.

Das zweite Feld des Formulars ist die „Zugangs-URL“, unter der die Plattform erreichbar ist.

Danach folgt das bereits oben erwähnte Feld „Status der Shibboleth-Implementation“, das in der UBL dafür genutzt wird, den Fortschritt im Implementationsprozess von Shibboleth abzubilden.

Zuletzt   aktualisiert   am Mar 03, 2017

Kooperation

Die im Zuge des LASeR-Projektes weiter vorangetriebene nationale Zusammenarbeit im eMedien-Kontext, insbesondere in der Lizenz- und Paketverwaltung kann viele Synergieeffekte schaffen und Arbeitsschritte der einzelnen Institutionen erheblich erleichtern und verkürzen. Um diese neuen Entwicklungen weiter voranzutreiben und die amsl-Nutzer möglichst direkt davon profitieren zu lassen, arbeitet das amsl-Projekt mit LASeR zusammen.

Ein erster großer Schritt auf Seiten von amsl bestand nun darin, das amsl-Datenmodell derart umzuformen, dass es mit dem von LASeR verwendeten möglichst kompatibel ist. Dadurch werden zum einen spätere Importvorgänge von LASeR-Daten nach amsl optimal vorbereitet, zum anderen machen eine gemeinsame Sichtweise auf eRessourcen, geprägt von einem gemeinsamen Vokabular den effektiven fachlichen Austausch überhaupt erst möglich.

LASeR wird sich softwaretechnisch auf die in Großbritannien bereits etablierte Software KB+ des JISC-Konsortiums stützen, deren Datenmodell ebenfalls in der Global Open Knowledgebase GoKB genutzt wird. Das neue amsl-Datenmodell beruht daher in seinen Grundzügen auf dem Datenmodell der KB+.

Zuletzt   aktualisiert   am Mar 03, 2017

Linked Data: Hintergründe

Selbstverständlich können Sie die amsl-Software problemlos zur Verwaltung ihrer Elektronischen Ressourcen einsetzen, ohne mit den Konzepten von Linked Data vertraut zu sein. Dennoch kann es helfen, einen kleinen Einblick in die interne Logik der amsl-Daten zu erhalten, um in Zweifelsfragen intuitiver an die Bedienung mit amsl herangehen zu können.
Im folgenden Kapitel soll daher kurz das Grundkonzept von Linked Data und die daraus resultierenden Folgen für die Arbeit mit amsl dargestellt werden.

Grundlagen

Wörtlich übersetzt bezeichnet der Begriff Linked Data zunächst nichts anderes als verknüpfte Daten. Die ebenfalls häufig anzutreffende und teils fälschlicherweise synonym gebrauchte Bezeichnung Linked Open Data ergänzt das Prinzip der Verknüpfung von Daten um deren Offenheit, also um die freie Verfügbarkeit dieser Daten unter einer offenen Lizenz.

Bevor wir ein konkretes Beispiel betrachten, muss zunächst noch die Sprache eingeführt werden, in der Linked Data festgehalten wird. Das ist zumeist RDF, das Resource Description Framework. In Anlehnung an die natürliche Sprache verwendet RDF Subjekt-Prädikat-Objekt-Konstruktionen. Eine Aussage wird also getroffen, indem einem Subjekt mit Hilfe eines Prädikates ein Objekt zugeordnet wird. Auf diese Art formulierte Datensätze werden, da sie stets aus drei Elementen bestehen, als Tripel bezeichnet und in Triplestores genannten, speziell für dieses Format optimierten Datenbanken, verwaltet. amsl setzt beispielsweise auf den quelloffenen Triplestore Virtuoso von OpenLink.

Ein Beispiel für ein Tripel wäre also folgendes:

Physics Journal Online || hat den Hersteller || Science Data Publishers Inc.

Ein weiteres Tripel könnte sein:
Science Data Publishers Inc. || hat den Firmensitz in || London

Und ein drittes und viertes:
Anne Miller || arbeitet für || Science Data Publishers Inc.
Anne Miller || hat die Telefonnummer || +44 20 7946 0749

Informationen dieser Art lassen sich sehr schön als Graphen darstellen:

linkeddataeinfuehrung1

Dieses kleine Bespiel zeigt bereits, wie die für Linked Data typischen dichten Wissensnetze entstehen, die sehr viele Informationen miteinander verbinden können. Interessant ist außerdem die Unterscheidung zwischen Objekten, die ihrerseits wieder Subjekte eines neuen Tripels sein, also Knoten bilden können, und Objekten, die reine Datenwerte sind. Letzteres wäre im Beispiel die Telefonnummer. Alle Objekte außer der Telefonnummer müssen, um wieder Subjekt eines neuen Tripels werden zu können, eindeutig identifizierbar sein. Dafür wird im Allgemeinen eine URI als Identifikator vergeben, meist in Form einer URL, die im Falle von Linked Open Data in Browsern aufgelöst werden kann.

Um diese Vielzahl von Daten besser einordnen und auf einer abstrakteren Ebene beschreiben zu können, bedient man sich Modellen, sogenannten Vokabularen. Diese bündeln Daten zu ähnlichen Konzepten, Klassen genannt, die über sogenannte Eigenschaften miteinander verbunden werden. Die das Electronic Resource Management betreffenden Informationen wurden im amsl-Vokabular modelliert.

In unserem Beispiel etwa könnten die einzelnen Subjekte und Objekte als Instanzen folgender Klassen aufgefasst werden:

Physics Journal Online || ist ein || Produkt
Science Data Publishers Inc. || ist eine || Organisation
London || ist ein || Ort
Anne Miller || ist eine || Person

Die Telefonnummer von Anne Miller ist lediglich ein Datenwert, ein sogenanntes Literal.

hat den Hersteller, hat den Firmensitz, arbeitet für und hat die Telefonnummer sind Eigenschaften.

Ein Vokabular würde nun folgende Informationen umfassen:

linkeddataeinfuehrung2

Mit Hilfe eines Vokabulars können also, wenn man ein Tripel vorliegen hat, Rückschlüsse auf die Art der Daten gezogen werden. „Anne Miller“ ist nicht mehr einfach nur eine Zeichenfolge, sondern kann als Person identifiziert werden. Auf diese Weise entstehen bei Verwendung von Linked Data Wissensnetze, die nicht nur explizite, sondern auch implizite Informationen enthalten, Schlussfolgerungen zulassen und eine sehr reichhaltige Datengrundlage für spätere Abfragen bieten.

Bezug zu amsl

Alle in amsl eingegeben Daten werden als Tripel gespeichert. Dabei werden die Subjekte und Objekte einzelnen Klassen aus dem amsl-Vokabular zugeordnet, über Eigenschaften aus dem amsl-Vokabular miteinander verbunden und dadurch mit weiteren Informationen behaftet. Auf dem Screenshot ist die amsl-Darstellung einer Organisation zu sehen, wobei die Linked-Data-Strukturen gekennzeichnet sind.

linkeddataeinfuehrung3

Das Navigieren von einer amsl-Ressource zur nächsten, das Verfolgen von Verwesen, das Anzeigen aller Elemente einer Klasse als Liste – all das ist im Grunde genommen nichts anderes, als auf einem Linked-Data-Graphen den Pfeilen von Knoten zu Knoten zu folgen.
Das Hinzufügen einer neuen Eigenschaft zu einer amsl-Ressource fügt ein weiteres Tripel hinzu, zeichnet also einen Pfeil zu einem neuen Knoten.

Der amsl-Editor ist also schlicht eine andere, komfortablere Sicht auf ein riesiges Wissensnetz aus verknüpften Informationen.

Zuletzt   aktualisiert   am Mar 03, 2017

Glossar

[In Bearbeitung …]

An dieser Stelle entsteht momentan ein umfangreiches Glossar von amsl- oder ERM-spezifischen Fachbegriffen.

Zuletzt   aktualisiert   am Mar 03, 2017

Altes Handbuch

Das bisherige amsl-Handbuch als PDF-File steht nach wie vor zum Download bereit.

Aufgrund des überarbeiteten Datenmodells sind die Dateien allerdings inwzischen in etlichen Teilen veraltet und werden daher nicht mehr zur Nutzung empfohlen.

Folgende Dateien stehen zum Download bereit:

  • amsl Handbuch v0.2
    Neu: Teil 1 Bedienung: Einführung für ERM-Bibliothekare
  • amsl-Handbuch v0.3 [ger]
    Neu: Teil 2 Konfiguration: Einführung für Systembibliothekare [anteilig]
  • amsl-Handbuch v0.4 [ger]
    Neu:
    – Dateiupload
    – Zusätzliche Eigenschaften zur konsortialen Verwaltung
    Aktualisiert:
    – CSV-Importer für Titellisten erweitert
    – Konsortiale WB getrennt nach Organisations- bzw. Vertragsverwaltung
    – Plattformen nun konsortial verwaltet
    – Beteiligte Konsortien bei Vertragsbasisdaten erfasst
  • amsl-Handbuch v0.5 [ger]
    Neu: Teil 3 Installation: Einführung für Administratoren und Entwickler
    Aktualisiert: Anlage von Lizenzpaketen nun verpflichtend
Zuletzt   aktualisiert   am Mar 03, 2017